イメージバナーでは、多くのクリエイターがチームを組んでプロジェクトに取り組んでいます。
私自身、対面での細やかなコミュニケーションや和やかな雑談を交えながら進める作業も大好きで、その利点を実感しています。
同時に、遠方の仲間とはチャットツールを活用したコミュニケーションが増えてきており、遠く離れたクリエイターとも、対面と変わらないスピードで作業できる便利さを感じています。
現代のビジネスシーンでは、チャットツールによる効率的なコミュニケーションが求められるようになってきています。
特にクリエイティブチームにおいては、円滑な情報共有や迅速な意思疎通がプロジェクトの成功に直結すると考えます。
しかし、対面コミュニケーションとチャットコミュニケーションでは求められるスキルが異なるため、対面では問題ないのにチャットではなぜかうまくいかないと感じる場面に遭遇することもあるのではないでしょうか。
今回は、クリエイティブチームが円滑にプロジェクトを進めるためのチャットコミュニケーションのコツについてまとめてみます。
チャットコミュニケーションにおける
問題点
チャットコミュニケーションの問題に点については、一般的に下記のことが言われています。
感情が伝わりにくい
チャットではテキストのみでコミュニケーションを取るため、感情が伝わりにくいという問題があります。
対面では表情や声色で感情を補完できますが、チャットではそれができません。そのため、相手の意図や感情を誤解しやすくなる側面があると言われています。
言葉たらずになりやすい
チャットは簡潔に情報を伝えるのが一般的ですが、簡潔にしすぎると説明が不足してしまい、誤解を生むことがあると言われています。
重要な背景情報を省略した結果、相手が正しく内容を理解できないなどの事態が生じることがあります。
レスの速さと作業効率が矛盾する
チャットでは即レス(すぐに返信すること)が求められることが多いですが、これが逆に作業効率を下げる原因にもなると言われています。
頻繁な通知により作業が中断されることで、自分の業務に集中できなくなることもあります。
ビジネスにおける
チャットコミュニケーションのコツ
結論から述べる
チャットのメッセージは結論から述べることが重要です。
相手が最初に何を伝えたいのかを把握することで、内容をスムーズに理解できます。
長文を避ける
長文は避け、簡潔にまとめることが大切です。
長いメッセージは読み手にとって負担となり、重要なポイントが埋もれてしまう可能性があります。
- 悪い例:「プロジェクトの進捗についてですが、先週から進めていた部分がまだ完了していないため、今週中に完了させる必要があります。そのために必要な資料を準備してください。」
- 良い例:「プロジェクトの進捗報告です。先週の部分が未完了なので、今週中に完了させてください。必要な資料の準備をお願いします。」
感情を言葉にして伝える
感情を言葉にして伝えることで、チャットでも温かみのあるコミュニケーションが可能になります。
- 悪い例:「明日までにこの資料を作ってください。」
- 良い例:「明日までにこの資料を作っていただけると助かります。いつも迅速に対応してくださり、ありがとうございます!」
レスの回数を減らす工夫をする
一度のメッセージで必要な情報を伝えるように心がけることが大切です。
- 悪い例:「会議の結果を教えてください。」
- 良い例:「会議の結果を教えてください。また、次のステップに進むための資料を準備してもらえると助かります。」
肯定的な言葉を使う
肯定的な言葉を意識して使うことで、相手に良い印象を与えられ、コミュニケーションも円滑になります。
- 悪い例:「この部分は間違っています。」
- 良い例:「この部分をこう修正すると、さらに良くなります。」
見直しをする
メッセージを送信する前に必ず見直しをする習慣を付けると良いと思います。
誤字脱字や不明瞭な表現がないかを確認し、相手に誤解を与えないように心がけます。
感嘆符や絵文字を活用する
チャットコミュニケーションでは、自分の意図や感情を伝えることを心掛けると良いそうです。
相手への配慮を忘れないことが対面コミュニケーションと同じように重要です。
- 悪い例:「了解しました。」
- 良い例:「了解しました😊!」
見やすい表示を心がける
一文を簡潔に短くまとめ、強調したい部分には『【】』や『※』を使って強調し、重要な情報は箇条書きで表現します。
- 悪い例:「プロジェクトの進捗について話しますが、いくつかの問題点があります。」
- 良い例:「プロジェクトの進捗について【重要】
1. スケジュールの遅延
2. 資料の不足
リアクション機能やスタンプを活用する
毎回文章で返信するのではなく、リアクション機能やスタンプを活用するのもおすすめです。
「確認したらスタンプお願いします」「返信不要」などの一文を入れておくと、より円滑なコミュニケーションを実現できます。
必要に応じて音声コミュニケーションも活用する
チャットでは伝えきれないほど情報量が多い場合や緊急性の高い内容であれば、音声通話の活用も検討します。
何気なく使っているチャットツールですが、少しコツを意識すると、より円滑にコミュニケーションをとることができそうです。
どんな形態のコミュニケーションでも、相手のことを思ってやり取りすることが大切だと感じています。
参考記事
https://www.sbbit.jp/article/cont1/48533