制作会社にデザインや広告を依頼するとき、いざやり取りが始まると「連絡はメールがいいのかな、それとも電話？」「最近はチャットツールも使うって聞くけど、どう使い分ければいいの？」と迷った経験はありませんか？
実は、この“連絡手段の相性”が合っていないと、やり取りに時間がかかったり、意図がうまく伝わらなかったりすることがあります。
逆に、相性の良い手段を選べば、進行がスムーズになり、余計なストレスも減るのではないでしょうか。
今回は、それぞれの連絡手段の特徴や、場面ごとの使い分け方を、制作会社の視点からわかりやすくご紹介したいと思います。
メールの特徴と活かし方
メールは「正式なやり取りの記録」を残すのに適しており、複数の関係者に一斉送信できるため、資料添付もしやすいのが大きなメリット。
ただし、返信が遅くなりやすいことや、文章だけではニュアンスが伝わりにくい点がデメリットだと思います。
そのため、重要な内容を正式に共有したいときや、履歴を残しておきたいときに活かすと良いのではないでしょうか。
電話の特徴と活かし方
電話は「すぐに伝わる」「相手の反応をその場で確認できる」という点で、とても強力な手段になるため、修正の意図を正しく伝えたいときや、急ぎの確認には特に向いています。
一方で、記録が残らないため「言った・言わない」が起こる可能性がありますし、時間を合わせる手間もでてきますので、緊急の要件や誤解を避けたい説明に絞って活用すると良いと思います。
チャットツールの特徴と活かし方
ChatworkやSlackなどのチャットツールは、「気軽に送れる」「スピード感がある」「履歴も残る」という点で非常に便利なため、日常的なやり取りやちょっとした確認に最適で、電話より負担が少なく、メールよりテンポよく進行できます。
ただし、通知が多すぎると大事な連絡を見落とすこともあるので、社内で運用ルールを決めておくことが重要だと思います。
連絡手段ごとの“相性”を考える
どの手段を中心に使うかは、案件の規模や性質によって変わります。
- プロジェクトの規模が大きい場合 → メールで履歴をしっかり管理
- 修正依頼が頻繁に発生する場合 → チャットでスピーディに対応
- 緊急性の高い案件 → 電話で即時対応
このように「案件に応じた相性」を考えることで、やり取りがスムーズになると思います。
トラブルを防ぐための工夫
連絡手段は便利ですが、使い方を誤るとトラブルの原因になることも。
例えば、電話で話した内容をそのままにしてしまうと記録が残らず、後で食い違いが生まれることもあります。
そこでおすすめなのは、
- 電話で話した後に、要点をメールやチャットでまとめる
- 「急ぎ」「通常」「相談」といった連絡の優先度を決めておく
- 誰に伝えるべきか（全員に送るのか、担当者だけなのか）を明確にする
こうした小さな工夫が、認識のズレや進行の停滞を防いでくれると思います。
制作会社の役割
制作会社としては、「どの手段が一番正しい」というよりも、依頼者の方にとって使いやすい方法に合わせることを大切にしています。
その上で、やり取りが滞りにくいようにルールを一緒に整えていくのも、私たちの役割だと思います。
連絡手段にはそれぞれの特徴があり、正解はひとつではありません。
大事なのは、「どんな連絡を、どの手段で行うか」をお互いに確認し、シーンに応じて使い分けること。
ちょっとした工夫で、制作の進行は驚くほどスムーズになるのではないでしょうか。